Защо не бива да удължавате крайните срокове

Понякога усилията да накараме служителите и партньорите си да спазват крайните срокове изглеждат напразни – но не е нужно да се отчайвате.

Според директора на Центъра за мотивационни науки към бизнес школата на Колумбийския университет д-р Хайди Грант Халвърсън хората пропускат крайните срокове по три причини. За всички тях има едно единствено решение.

Проблемът с дългите срокове

Халвърсън посочва, че „Ефектът на наближаващия краен срок” – механизмът, който кара близките цели да изглеждат всепоглъщащи, е основното, което помага на хората да изпълняват задачите си „Колкото по-близо сте до успеха, толкова по-интензивно го преследвате”, пише тя.

С наближаването на крайния срок служителите ви ще се втурнат към този финиш. Ако той е твърде отложен във времето обаче, на тях ще им се прииска да се поотпуснат и да насочат вниманието си към други, по-близки цели. В това време вродената у всеки тенденция да се мотае създава втори проблем. Когато хората казват „Работя по-добре под напрежение”, те имат предвид факта, че работят заради напрежението; и че без него не си правят този труд. Махнете крайния срок и елиминирате натиска, необходим за завършването на задачата.

Третият проблем с дългите срокове е, че като цяло хората се справят много зле с планирането на времето си. Повечето подценяват часовете, които ще са им необходими за завършването на дадена задача, и забравят простичкия факт, че нещата рядко вървят гладко и по план. Затова удължаването на срока без реалистичен поглед към работния график само ще ви затрудни.

Да останеш фокусиран върху целта

Решението според Халвърсън е съкращаването. Ако датата на крайния срок е далечна и липсва непосредствен натиск, за самите служители става по-трудно да работят, особено заради затрудненията с планирането на времето.

Затова мениджърите трябва да говорят с екипите си, за да разбият големите проекти на серии от по-малки цели с кратки срокове. Те ще поддържат напрежението постоянно, а количеството работа – поносимо. Едно проучване в американски университети показа, че студентите, които предават работите си на равни интервали по време на семестъра, получават по-високи оценки от онези, които предпочитат да дават всичко в последния възможен ден.

Ако не можете да съкратите сроковете, а служителите искат повече време, най-добрият план е все пак да определите по-близък краен срок. Така ще е по-напрегнато за всички, но в другия случай вероятно най-яркият резултат, който ще получите накрая, е голямо количество изгубено време.

Inc.com