Твърде много работа!

Един страничен ефект от работата вкъщи е, че ръководителите трудно могат да разберат колко усилено работи техният екип. В резултат на това служителите лесно могат да се озоват в ситуация, в която са претоварени със задачи. Въпреки трудните условия, в които се намираме всичко от около две години, бърнаутът не е нещо, с което трябва просто да се примирявате. Имате право да говорите с вашия шеф за натоварването, на което сте подложени. Ето няколко неща, които е добре да направите, за да се подготвите добре за този разговор:

Документирайте задачите си

Не е достатъчно просто да отидете при вашия ръководител и да му кажете, че имате твърде много работа. Трябва да бъдете по-конкретни. Едно от нещата, които задължително трябва да направите преди тази среща, е да съставите списък съдържащ всичките задачи, които трябва да завършите; времето, което мислите, че ще ви отнемат и хората (в или извън организацията), от които сте зависими по един или друг начин в работата си по тези задачи. Този списък е изключително важен, тъй разрешаването на проблема с претоварването преминава през разбирането на това какви компромиси трябва да се направят, така че да ограничите броя на задачите си до по-нормални нива.

Очакваното време за изпълнение на задачата също е много важно, защото е възможно една от причините за чувството за бърнаут да е именно в липсата на добър баланс между времето и усилията, влагани в една задача, и нейната важно. В крайна сметка, не всички задачи изискват перфектно изпълнение. Понякога е по-важно да избутате проекта напред, без да проверявате всеки малък детайл, защото в крайна сметка може да ви се наложи да направите най-различни промени, преди да бъде постигнат желания краен резултат.

Когато споделяте с шефа си информация за времето, което смятате, че ще ви бъде нужно за изпълнението на дадена задача, вие едновременно с това им казвате какви усилия считате за нужни за тази цел. Бъдете подготвени да получите съвет за даване на приоритет на едни задачи и за отделяне на по-малко време за други. Ключът е в това да вършите достатъчно добра, а не перфектна, работа при не-толкова важните задачи.

Анализирайте работният поток

Когато документирате наборът от задачи, които трябва да изпълните, трябва ясно да посочите и кой ви е възложил тези задачи и на кого трябва да предадете завършената си работа. Има две причини това да ви помогне в разговора с вашия шеф.

На първо място, ръководителят ви може да не е наясно с броя на хората, които ви възлагат задачи. Това означава, че той може просто да не знае колко работа имате всъщност. Тази информация може да изиграе и важна роля за решението кои всъщност може да ви дава нови задачи и каква позиция трябва да заемат те в списъка ви с приоритети

На второ място, важно е да знаете позицията на тези задачи в общия работен поток, тъй като това ще ви помогне да разберете кои части от даден проект зависят от вашия принос. Това познание ще ви помогне с подреждането на вашите приоритети и ще ви даде представа за това кой може да свърши част от задачите, с които нямате време да се справите.

Предложете приоритети

Когато се натоварвате с непосилно количество работа, вие сами се обричате на неефективна работа. Вместо това трябва да решите кои задачи да изпълните и кои да оставите на заден план или да пренасочите към някои друг. Макар че това решение може да зависи от ръководителя ви, вие също имате важна роля в целия процес, тъй като знаете неща за вашите колеги и клиенти, с които той не е запознат.

Така че, преди просто да представите списъка си със задачите и работния поток, помислете на кои неща бихте дали приоритет, ако решението беше ваше. Напишете как бихте оправдали този си изори и вземете тази информация с вас на срещата.

Списъкът с приоритети дава отправна точка на разговора. Вашият шеф може да се съобрази с препоръките ви, или пък да ви пренасочи към други приоритети. И в двата случая ще получите ценна информация за това какво се иска от вас.

.................

Арт Маркман, когнитивен психолог и автор на книгата „Умното мислене“, за FastCompany.com.

Превод и редакция: Георги Георгиев