Електронно трудово досие

Как да организираме процесите по администрирането на трудовите правоотношения изцяло електронно, законно и сигурно – разказва Савина Динева, мениджър „Бизнес развитие“ в Sb Accounting & Consulting – водеща компания за пейрол, HR и счетоводни услуги

Разработихме система за Електронно управление на трудови досиета, защото вярваме, че бъдещето в нашата сфера е в дигитализацията, както и че пазарът в България е готов за подобна трансформация. Работейки с едни от най-големите работодатели в страната, 90% от които са част от международни групи, виждахме необходимостта от такова решение, а вече имаше и подходящи технологии, които позволяват електронната HR администрация да бъде направена така, че да отговаря изцяло на правната рамка.

Sb E-File

Sb системата за електронно управление на трудови до­сиета включва целия процес - от качването на готови документи през подписването им с квалифициран електронен подпис (КЕП) до връчването им чрез електронна препоръчана поща и електронното им съхранение. За целта имаме интеграция на корпоративната ни платформа Webtools с доставчика на квалифицирани електронни услуги „Евротръст“. Създадените и подписани по този начин документи имат доказателствената сила на саморъчно подписаните такива. Решението ни Sb E-File значително улеснява процеса на подписване на всякакви документи между работодател и служител независимо от времето и мястото. Но това е само началото на трансформацията.

Новостите

Sb E-File позволява допълнително оптимизиране на процесите като например автоматични отпуски и служебни бележки. Може да качите масов файл, който съдържа 500 документа от един и същ тип, работодателят да ги подпише автоматично и да ги изпратите към служителите за подпис. Специално за HR екипите имаме разработен Dashboard за управление на документите и следене на техните статуси, активиране на нови служители или деактивиране на напускащите. В най-скоро време самите служители също ще имат възможност да качват и изпращат документи до своя работодател.

Бързината

Внедряването на решението отнема по-малко от седмица, след което фирмата може да започне да назначава новите си служители изцяло електронно. Имаме 170 нови изцяло „електронни“ служители от началото на годината. Средно 95% от текущите екипи преминават към Sb Е-File, като към края на март имаме повече от 1000 потребители.

Цената

Използването на Sb E-File води до оптимизиране на разходите, защото месечната такса е в пъти по-малка от разходите за хартия, печат и доставки с куриер. Тук не коментирам допълнителните ползи от оптимизирането на процеси и време, повишеното клиентско изживяване за служителите и тяхната удовлетвореност.

За повече информация: www.sb-bg.com

Тихомир Лазаров. Текстът е от бр.04/2021 на сп. "Мениджър"