Дори и в най-напрегнатите дни: 7 начина да повишите седмичната си производителност

Вероятно сте чели дузина или повече блогове за повишаване на производителността, търсейки точно правилната формула, която може да ви помогне да извлечете максимума от деня си. Истината е, че всеки е различен и домашният ни живот и други външни фактори могат лесно да повлияят на начина, по който управляваме нашите графици и задачи. Така че, вместо да създаваме още един блог, който рекламира важността да бъдеш буден в 5 сутринта и веднага да отидеш във фитнеса, нека да поговорим за някои изпитани и верни тактики, които можете да приложите в живота си. 

Няма универсално решение за увеличаване на производителността. Всички функционираме различно. Някои от нас срещат препятствия по пътя си, които трябва да прескочат, като управление на симптомите на дефицит на вниманието и хиперактивност (ADHD) или непредвидими графици поради раждането на деца. Или може просто да имате доста муден ден, което се отразява на способността ви да се придържате към целите си.

Какъвто и да е случаят, тези седем тактики могат да ви помогнат да повишите производителността по начин, който работи за вас в дългосрочен план, дори и в най-напрегнатите ви дни.

Отделете време за разчистване

Отделете пет или десет минути преди лягане, за да разчистите дома си. Това бързо ще елиминира онези моменти в сутрешното бързане, когато не можете да намерите нещо. Не е нужно да правите някаква масивна чистка и да се отървете от куп неща в стил Мари Кондо. Но прости неща като сгъване на одеяло, поставяне на съдовете в съдомиялната машина и прибиране на книги и други неща са бързи задачи, които могат да помогнат дома ви да изглежда по-подреден и уютен, когато се събудите.

Сутрешните ви рутинни задачи могат да окажат голямо влияние върху това как ще се почувствате през останалата част от деня ви и започването на сутринта в забързано пространство може бързо да ви провали през останалата част от деня.

След като стигнете до офиса, отделете няколко минути за почистване на бюрото си. Вместо незабавно да проверявате имейла си, се уверете, че всичко е там, където трябва да бъде.

Наличието на среда без претрупване както у дома, така и на работното място ви помага да мислите по-ясно и намалява количеството "шум" около вас.Създавайте малки, управляеми списъци със задачи

Списък от 20 задачи може да бъде огромен за разглеждане. Вместо да записвате всяко малко нещо, което трябва да направите за седмицата, се съсредоточете върху шепа цели, които можете да постигнете през този ден. Бъдете реалисти и не записвайте задачи, които не са непременно спешни.

Ако имате голям проект, който трябва да завършите този ден, разбийте го на по-малки задачи. Изписването на тези по-малки задачи ви помага да структурирате по-добре проекта, вместо да го разглеждате като една голяма, обезсърчаваща задача.

Работете по най-голямата си задача, когато сте най-бдителни

Твърде често виждам блогове, които твърдят, че сутрин трябва да се заемете с най-голямата си задача. Въпреки че това е страхотен съвет за сутрешните хора, някои от нас се нуждаят от това сутрешно време, за да позволят на кафето да започне да им действа и да се приспособят към дневните задачи.

Тази тактика изисква малко саморефлексия от ваша страна и може да варира в зависимост от деня. Ако се чувствате готови, се заемете с най-голямата задача веднага. Но ако имате нужда от час-два сутринта, за да се съсредоточите по-добре, тогава първо премахнете няколко по-малки задачи. 

Това, което трябва да избягвате да правите, е да си казвате, че можете да свършите тази голяма задача в края на деня, когато вече сте изтощени от всичко останало, което сте направили. Ако можете, поставете си за цел да свършите най-голямата задача преди обяд. Това ще ви помогне след обедната почивка да прехвърлите фокуса си върху изпълнението на другите си ангажименти в графика си.Устоявайте на мултитаскинга

Може да бъде изкушаващо да се справите с няколко задачи наведнъж, особено ако изглеждат малки или лесни. Но проучванията показват, че когато мозъкът ни непрекъснато превключва напред-назад между задачите, ние ставаме по-малко ефективни и е по-вероятно да направим грешка.

Фокусирайте се върху една задача в даден момент, като отделяте цялото си внимание на всяка задача. В крайна сметка не само ще го завършите по-бързо, но и ще правите по-малко грешки в процеса.

Правете кратки почивки

Редовните почивки през деня помагат за концентрацията и повишават настроението ви. Затова направете кратка разходка из офиса и изпънете краката си. Накарайте тялото си да се движи. Ако наблизо има кафене, до което можете да се разходите, поглезете се с кафе или чай. Или просто излезте навън за бърза разходка и подишайте чист въздух.

Нивата на производителност намаляват, колкото по-дълго работите без почивка и в определен момент тялото и умът ви просто не могат да произвеждат повече. Така че, след като завършите дадена задача, поемете си дъх. Прилагайте правилото на двете минути 

Дейвид Алън измисли "правилото за двете минути" в своя бестселър Getting Things Done. Не е нужно да четете книгата, за да разберете идеята: Ако видите задача или действие, за което знаете, че може да бъде изпълнено за две минути или по-малко, направете го през тези малки прозорци на работа или у дома, когато нямате по-належаща задача за изпълнение.

Например, ако ви отнема две минути, за да измиете чиниите, просто ги измийте. Или, ако знаете, че можете да отделите две минути, за да изпратите имейл и да го зачеркнете от списъка си със задачи, го направете.

Намирането и незабавното изпълнение на задачи, които отнемат две минути или по-малко, всъщност ви спестява време в дългосрочен план. Така че, ако отнема по-малко от две минути, направете го сега. 

Научете как да казвате "Не"

Ако приемането на заявка означава игнориране на собствените ви цели за деня, научете се как да казвате "Не". Разбира се, не винаги ще можете да откажете молба. Но направете всичко възможно да оцените ситуацията и ако знаете, че добавянето на още една задача в графика ще провали деня ви, кажете "Не" или предложете друг момент, когато ще можете да го направите.

Освен това, отказът ви помага да установите здравословни граници и дава възможност на другите да знаят какво могат да очакват от вас. Не всеки ден ще бъде най-продуктивният ви ден, така че направете всичко възможно да не се упреквате, когато имате почивен ден или седмица. Вместо това, пренасочете енергията си върху това да се справите по-добре на следващия ден. Няма да промените магически начина си на живот за една нощ, това е процес. Но когато полагате повече усилия в прилагането на горните съвети в ежедневието си, ще разберете какво работи най-добре за вас, за да можете да започнете да имате по-продуктивни седмици.

Източник: Ричард Мейз, предприемач в недвижими имоти, за entrepreneur.com

Превод и редакция: Нели Тодорова