Подготвихте ли се да ги завладеете?

Експертът по комуникации Стефин Постън съветва от повече от десетилетие своите клиенти как да пробият шума в офиса и да предадат своите съобщения ефективно на останалите.

Дългият опит на Постън в тази сфера я е научил, че повечето случаи спечелването на вниманието на останалите зависи от начина, по който изразяваме мислите си, а не толкова от височината на тона, който използваме.

Независимо дали става въпрос за изнасяне на реч по време на някакво събитие или за споделяне на интересна идея по време на среща на екипа, Постън съветва да използвате тези 5 ефективни комуникационни стратегии, за да си гарантирате, че ще бъдете чути от останалите.

1. Подгответе предварително изказванията си

Първото нещо, което трябва да направите, ако искате да спечелите вниманието на останалите, е да присъствате както физически, така и психически, в комуникацията, без значение дали тя е на четири очи или пред публика. Това може да звучи повече от очевидно, но много хора не отделят достатъчно нужното внимание на думите, които казват, и на жестовете, които изразяват с тялото си. Няма как да очаквате, че вашата аудитория или събеседник ще ви слушат с интерес и внимание, ако самите вие не сте фокусирани върху комуникация.

Постън съветва да изградите репутацията си като надежден комуникатор, който не си губи времето с празни приказки, като включите в календари си колкото се може повече важни срещи, където да представите идеи, които искате да бъдат чути. От ключово значение е да подготвите речта си предварително и да подхождате към аудиторията с мисълта, че тя е заета и че имате малко време, за да представите най-важните акценти от вашата идея. Ако например искате да поставите акцент върху специфично предизвикателство, пред което е изправена вашата компания, по време на среща с вашите колеги, трябва предварително да се подготвите и с потенциални решения на проблема, които да предложите на останалите. Вашата добра подготовка по темата ще демонстрира на колегите ви, че вие сте надежден, отговорен и открит към нови идеи, което на свой ред ще ги накара да ви слушат с внимание.

2. Подобрете емоционалната си интелигентност(EQ)

Макар че вашата крайна цел е да предадете конкретно съобщение на другите, един добър ефективен начин да го направите е като започнете да мислите за това какво ценят хората, чието внимание искате да привлечете. Една малка инвестиция във вашата емоционална интелигентност може да има голям ефект върху ефективността ви като комуниктор.

Задайте си въпроса: Какъв е начина, по който да представя идеята си, така че тя да бъде приета най-добре от публиката? На какъв подход е откликвала тя по позитивен начин в миналото?

Когато проявявате разбиране към нуждите и проблемите на вашата публика е много по-вероятно вашата публика да бъде ангажирана с това, което казвате, отколкото ако се фокусирате само върху представянето на вашата идея.

3. Опознайте слабите си стани

Доброто себепознание е от ключово значение за преодоляването на бариерата между комуникатора и неговата публика. Постън казва, че в комуникацията е еднакво важно да познаваме както специфичните нагласи и настроения на нашата публика, така и нашите недостатъци и слаби страни.

„Докато се подготвяте за представянето на презентация пред вашите колеги или за важен разговор с вашия шеф, идентифицирайте вашите навици, които могат да ви представят пред вашата публика по начин, различен от този, който искате.“

Постън дава пример със склонността на някои хора да говорят прекалено бързо, когато са под напрежение.

„Когато усетите, че сте задали прекалено бързо темпо, трябва да се спрете за секунда и да се замислите дали успявате да представите ясно и точно вашата идея“, казва Постън.

4. Използвайте мълчанието като стратегически елемент на комуникацията

Това, че уважавате времето на хората от вашата аудитория не означава, че трябва да запълвате всеки един миг от презентацията си с диалог. Постън съветва да си създадете навика да отделяте по няколко секунди за обмисляне на думите си, преди да ги изричате.

„Правете кратка пауза, след всяка завършена мисъл. Това ще ви даде шанса да се огледате в стаята и да видите реакциите на вашата публика. Освен това, винаги е добре да имате време да си поемете въздух.“, казва Постън, като допълва, че тази кратък момент на мълчание може да ви помогне да избегнете импулсивните реакции и емоции.

„Не искате да сте човека, който реагира пресилено за нещо малко и незначително. Кой бихте изслушали - колега, който е спокоен и любезен, или друг, който е импулсивен и припрян?“, пита Постън.

5. Спазвайте обещанията си и бъдете последователни

Важно е хората да ви възприемат като отговорни и надеждни, ако искате те да се вслушат в думите ви. Това означава, че трябва да се придържате към ангажиментите, които сте поели и да държите на думата си.

Ако сте казали на шефа си, че ще предадете определена информация на колега X и на колега Y, то задължително трябва да го направите, а след това и да се уверите, че началникът ви е разбрал, че сте изпълнили задачата.

„Не е нужно да пишете цял доклад, две изречения са достатъчни, за да предадете информацията за постигнатия резултат“, казва Постън.

6. Ако въпреки всички не успявате да предадете идеите си, обмислете промяна на средата

На Постън съветва хората да вярват в собствените си таланти, умения и знания. Според нея ако следвате по-горните съвети и имате да кажете нещо настина значимо и интересно, то най-вероятно ще спечелите вниманието на хората. Ако обаче прилагате всички тези стъпки и смятате, че имате идея, която си заслужава да бъде чута, но така и не получавате желаната видимост и не привличате вниманието на другите, то според Постън е добре да започнете да търсите друго място за реализация, където идеите ви да бъдат оценени.

„Ако правили многократни опити да представите идеята си, но по някаква причина вашите усилия остават незабелязани, то трябва да си припомните, че в света съществуват алтернативи на средата, в която се намирате в момента. Повярвайте в себе си и потърсете място, където вашият глас ще бъде чут.“, съветва Постън.

Кати Сандърс за FastCompany.com