О, ужас, нов проект!

Неотдавна ми бе възложено да поема ръководството на един вече започнат проект. Първата ми реакция, както може да се очаква в подобна ситуация, бе да изпадна в паника и ужас.

Тази задача, както и членовете на екипа, които работеха по нея, бяха напълно непознати за мен. Самата мисъл ме  караше да се задъхвам и да получавам учестено сърцебиене.

Да бъдеш помолен да поемеш управлението на нов проект е страхотно, защото това показва, че шефовете ви разчитат на вас и ви имат доверие, но същевременно с това то може да ви накара да започнете да се съмнявате в собствените си възможности и да се страхувате от възможността да се провалите.

За щастие, това преживяване ми отвори очите за няколко неща, които може да направите, когато сте натоварени с нов проект, вместо да се паникьосвате.

1. Направете прочуване

Поемането на управлението на нов проект може да бъде сравнено с това да бъдете затрупани от лавина от информация. Има задачи, които трябва да изпълните, графици, към които да се адаптирате и роли, с които трябва да се запознаете. Изобилието от неща, на които трябва да обърнете внимание, може да ви дойде в повече.

Преди да започнете да си скубете косите от нерви, отделете време, за да седнете и да прегледате детайлите и подробностите за проекта, които са ви били предоставени. Вземете лист и химикалка, за да отбележите всичко, което ви идва на ум. Независимо дали става дума за въпроси, които трябва да зададете, или  за определени елементи на проекта, които мислите, че трябва да бъдат променени, записването на всички тези неща на едно място ще ви помогне да се уверите, че те получат необходимото внимание и няма да се изгубят в информационния хаос, който ви е обзел.  

Мислете за този процес като за полагане на основите. Когато отделяте време, за да разберете какъв точно е проектът, какво е трябва да се направи и какво се е случило до момента, ще се почувствате много по-подготвени и мотивирани, за да продължите смело напред.

2. Задайте въпроси.

Дори да направите най-изчерпателното проучване, на което сте способни, най-вероятно ще има определени въпроси и области, които ще имат нужда от допълнително разяснение. 

Ако трябва да запомните само едно нещо от моите съвети, то не забравяйте, че е напълно нормално е да имате нужда от помощ, когато нямате опит в дадено начинание. Всъщност, това е очаквано и разбираемо.  

Да, честото задаване на въпроси ще ви накара да се чувствате като дразнител, които непрекъснато занимава останалите със своите проблеми. За това, вместо да питате в момента, в който изникне въпрос, съберете и организирайте запитванията на едно място. След това, планирайте среща с някой, който може да ви даде желание отговори, независимо дали става въпрос за член на екипа, висшестоящ мениджър или предходният ръководител на проекта.  

Разговорът лице в лице ще ви даде възможност да изчистите всички обърквания и да видите по-голямата картина(как различните елементи на този проект си взаимодействат и се допълват).

3. Направете проекта ваш.

Без значение дали поемате управлението на проект, който преди е бил ръководен от друг човек, или започвате от нулата, много вероятно е да се натъкнете на някои вече съществуващи процеси и модели на работа, които диктуват начина, по който да продължите напред. Може да използвате тези елементи като чудесна отправна точка, но това не означава, че не може да изградите и наложите свой собствен начин на работа.

Може би имате ясна идея за това как целият процес на работа да бъде улеснен. Може би предпочитате да използвате конкретна платформа, за да поддържате нещата организирани и да държите служителите си в течение с вашите решения. Не се страхувайте да идентифицирате областите, които мислите, че имат нужда от промяна.

Намирането на собствен подход ще ви даде чувството, че този проект е наистина ваш, а същевременно с това може и да подобрите и процеса на работа.

4. Приемете, че ще правите грешки.

Когато се захващате с нещо ново и непознато, най-вероятно ще направите доста грешки. Мисълта е неприятна, но това е истината, казвам го от личен опит. Когато поех новия си проект, първото нещо, което направих, бе да изпратя имейл на грешния човек и да пренаредя графика си не по-малко от 15 пъти.

Това може да бъде изключително обезсърчаващо, но, то е естествена част от процеса. Никой(с изключение може би на самите вас) не очаква да се справите перфектно с всичко още от първия път. Колкото по-скоро приемете този факт, толкова по-бързо ще се адаптирате към новата си роля.

Новите проекти могат да изглеждат заплашително, но в моментите, когато се чудите как ще се справите с тази бъркотия, трябва да си припомните всички задачи у проекти, които са били успешни благодарение на вас. В края на краищата, нищо не е по-положително за вашата репутация от това да бъдете човекът, който винаги е готов да отговори на ново предизвикателство.

Кат Богарт, бизнес блогър, за Inc.com