Задачите, които все някога ще изпълним

Всеки си има по един „прашясал” списък със задачи, непрекъснато отлагани във времето. Това са ония ангажименти, които обикновено са начело в работния график за седмицата, но постепенно биват „избутвани” от други, по-спешни или, да си го кажем направо по-лесни за изпълнение дела.

Но все пак и дълго отлаганата работа все някога трябва да се свърши. Откъде да почнете? Вземеге бял лист и напишете нов списък със задачи като се съобразите със следните напътствия:

1. Разделете всеки отлаган ангажимент на по-малки задачи. След това на още по-малки. Не бъркайте задачите с цели или проекти. Задачата е еднократно, конкретно действие, което ще придвижи проекта към завършване. Това е просто една стъпка. „Да планирам обяда на членовете на комитета” е проект. „Да изпратя имейл на секретарката, за да поиска оферта от кетъринг компанията” е задача. Да изпратите имейл на секретарката е еднократно, отнемащо две минути, действие – нещо малко и безвредно, което можете да направите без да мислите.

Превръщането на задачите ви в най-малко възможно действие ви заставя да мислите върху всяка стъпка. Това ви улеснява да отхвърлите изпращането на имейла, да проведете телефонен разговор или да изпратите доклад.

2. Използвайте глаголи и включете колкото се може повече подробности. Закъснели сте за почистването на зъбния камък, но „Да си запиша час за зъболекар” в списъка ви със задачи е нещото, което не сте свършили. Когато си запишете тази задача, използвайте глагол като „обаждам се”, „изпращам” и включете всички подробности, които са ви необходими, за да свършите задачата си.

Списъкът ви със задачи е начинът да си възлагате сами задължения, така че бъдете си от максимална полза, все едно имате личен асистент. Когато направите задачите си малки и конкретни, вие се подготвяте за страхотния момент, в който ги отбелязвате като изпълнени.

----------------------

Джина Трапани, основател и редактор на Lifehacker.com, блог за софтуер и лична продуктивност.