Стотици имейли на ден, една система за отсяване

Всеки управител на бизнес сутрин има в електронната си поща или на бюрото си много доклади, обновления, съобщения и фирмени въпроси, които да разгледа.

Как да се провежда вътрешна комуникация в една компания възможно най-ефективно? На този въпрос предлага отговор Бил Грийн - автор и главен изпълнителен директор на компанията LendingOne в САЩ. 

"Помолих служителите си когато ми изпращат имейли, да посочват в полето "Относно" едно от следните три числа: 411, 611 или 911", казва той. С тези числа той обозначава степента на важност на въпроса, по който му пишат. Ето и какво означават. 

411: За ваша информация

Има десетки неща, които се случват във всеки бизнес и не са спешни. Като основател или мениджър, шефът често обаче би искал да знае какво става и да може да се върне към тях, когато има време да седне и да помисли. 

"Имейлите, които започват с 411, ми казват: "Не е нужно да правите нищо веднага по този въпрос, просто имайте предвид това или го поставете в обсега на радара си", казва Грийн. "Може да бъде нещо, за което да отделя 30-45 минути в късния следобед на някой ден, когато наваксвам с всичките мои имейли, обозначени с "411". Така мога да не прекарвам най-ценното си време (да кажем рано сутрин) в четене на имейли, които са изпращани само за моя информация", продължава той. 

611: Имам нужда от помощта ви (или съвета ви)

Това са всички неща, които не са неотложни, но си струва времето да им се обърне внимание. Например да се обучава и да се помага на членовете на екипа. Особено по ключовите насоки, зададени от шефа. Става дума за хората, които са наети с надеждата тяхната работа да освобождава повече време във вашия работен ден. За да могат да изпълняват работата си, те трябва да се чувстват достатъчно силни и осведомени, за да вземат своите решения. Понякога обаче имат нужда да се допитат. 

Имейлите, които започват с "611", ми казват: "Не е задължително да отговаряте на това абсолютно веднага, но когато можете, бихме искали да ми помогнете или да ви помогна". По някакъв начин това са най-добрият вид имейли, защото те се отнасят до проблем в зародиш, още преди той да е станал проблемът, за който ще се говори. Това са проактивни молби за помощ от екипа, а ръководителят трябва да знае как да бъде най-полезен и в помощ. 

Продължава на следващата страница.

911: Спешен случай

В света на бизнеса има и неща, на които трябва да се реагира незабавно. В идеалния случай имейлите, започващи с "911", са много малко на брой. Ако сте изградили солидна организация с правилните хора на подходящите роли, тогава ще имате множество мениджъри, които да навигират и разрешават проблемите ви с ниво на спешност. 

И въпреки това, един основател и предприемач не бива да бъде дистанциран от най-трудните случаи. Често има нужда от неговата роля, лидерство и експертиза, за да се пребори компанията с проблема. Ако някой от служителите се нуждае от нещо, той трябва да се чувства комфортно да се свърже с шефа, да му пише, да попита за среща. 

В крайна сметка, отличната вътрешнофирмена комуникация в управлението изгражда сплотеност. Това е единственият начин наистина да можете да се наречете "екип".

От Inc.com.