6 начина да се справим с крайните срокове

Много от нас обикновено преливат от възбуда и вълнение, когато сме изправени пред възможността да започнем нова работа или да преодолеем ново предизвикателство.

За съжаление, това вълнение не трае много дълго, особено след като бъдем посрещнати от вълната от крайни срокове, с които трябва да се съобразяваме.  

Не всеки е психически или физически способен да се справи с това. С всяка задача, която не успяваме да свършим на време, всеки доклад, който забравим да предадем, и всяка среща, за която закъсняваме, ние задълбаваме проблема все повече и повече.

Питате се как да преобърнете тази ситуация? От Entrepreneur.com имат няколко съвета по темата:

1. Не разчитайте само на вашата памет

Може да разполагате с невероятен умствен потенциал, но това не означава, че трябва да разчитате само на паметта си за всяка информация, от която имате нужда. Лавината от задачи, които трябва да изпълнявате ежедневно в офиса, често ви поставят под огромен натиск, който може да се отрази на способността ви да запомняте.

Винаги, когато на бюрото ви пристига нова работа, не разчитайте само на умствената бележка. Отбележете я на вашия календар, като посочите нейната продължителност и краен срок. По този начин вие изграждате една карта за изпълнение на задачите, която да ви предложи хронологичен ред на вашите отговорности.

2. Сега е точното време

Ако на бюрото ви чака проект, заемете се с него при първа възможност. Да, добре е да имате срок за начало и край на всеки проект, но няма смисъл да отлагате нещо, ако нямате друга работа.

По този начин ще свършите работата си преди крайния срок и ще намалите риска от закъснение по другите проекти. Освен това, така вие създавате буферен период, които ще ви даде време да се върнете назад ако направите грешка по време на работата.

3. Разделете го на части

В повечето случаи казваме, че човек не трябва да губи поглед от голямата картина, но тук важи точно обратното. За да се справите по-добре с даден проект трябва да го разделите на по-малки, лесно смилаеми части. След това, задайте краен срок за всяка една от тези части и се заемете с тях поотделно.

Изпълнението на всяка една задача се чувства като постижение, а това ви кара да бъдете по-решителен и мотивиран при следващото препятствие. Този метод на работа ви позволява да работите по голямата картина без да мислите за нея.  

4. Спешност преди важност 

Когато планирате работата по задачите от вашия календар, започнете от тази, чиито краен срок е най-близко. Може и да не е толкова важна, колкото някоя друга задача, но ако ви остава по-малко време, за да я завършите, всичко друго няма значение. Освен това, след като така или иначе ще трябва да свършите всички задачи, по-добре е да започнете от тази, която е най-спешна.

Ако се притеснявате за по-важните задачи, направете всичко по силите си, за да свършите другите колкото се може по-бързо и да преминете към по-значимите въпроси.

5. Премахнете всичко, което ви разсейва

Както вече казахме, вие контролирате формата на задачите, планирате тяхното изпълнение и им давате приоритет, но в повечето случаи е трудно да предвидите всевъзможните обекти и ситуации, които могат да ви разсеят.

Независимо колко важни изглеждат на пръв поглед, в крайна сметка, тези разсейвания единствено и само ще ви забавят. Опитайте да ги избягвате, като делегирате отговорности на вашите най-доверени и талантливи служители. 

6. Планирайте с една стъпка напред

Задаването на крайните срокове за завършване на проект приличат на планирането на пътуване. Човек не се качва на самолет, без да го е планирал. Същото е и с проектите - планирането напред във времето винаги е добра идея. Особено, когато става дума за крайни срокове