Твърде заети

В последните години да бъдеш „зает“ се превърна в нещо, с което човек трябва да се гордее. В бизнеса преобладава идеята, че ако не си зает с нещо във всеки един момент, то или не играе много важна роля за компанията или не си особено трудолюбив. Истината е, че заетостта и продуктивността са обратно пропорционални.

Ако ви помоля да си представите как изглежда един супер зает човек, то в главата ви ще изникне образа на неспирно звънящ телефон, имейл със стотици непрочетени съобщения и списък със задачи, чиито редове са недостатъчни за попълване на всички проект и странични занимания, с които се е ангажирал този работник. Няма как да ме убедите, че това ви звучи като среда, която насърчава продуктивността.

Дейвид Майер от Мичиганския университет публикува прочуване, според които всяка промяна на задачата, която изпълнявате, увеличава с 25% времето, което ви е необходимо за да завършите както нея, така и предходната на нея задача.

„Мултитаскингът ще ви забави и ще увеличи вероятността да направите някаква грешка.  Прекъсванията са неефективни, тъй като способността ни да обработваме информация е ограничена“, казва Майер.

Технологичният гигант Microsoft реши да тества този феномен сред своите служители и установи, че на всеки човек са нужни средно 15 минути, за да може да си върне фокуса върху важните си задачи, след всяко прекъсване на неговата работа. Интересното в случая е, че хората не иползват тези 15 минути за самите обаждания или съобщения, които прекъсват работата им, те просто действат като катализатор, които ги насочва към други дейности, като например сърфиране в мрежата или разглеждане на постове в социалните мрежи.

„Бях изненадан от това колко лесно човек може да бъде разсеян и колко време много време ни отнема, за да се върнем към задачата, с която се занимаваме“, казва Ерик Хорвиц, автор на проучването в Microsoft. „ако нещата са толкова лоши при нас, би трябвало ситуацията да е подобна и при другите компании“, добавя той.

Освен заради непрекъснатите прекъсвания, постоянната заетост действа негативно на продуктивността и по простия факт, че човек не може да се концентрира върху две неща едновременно. Мозъкът ни просто няма капацитета да се справи успешно с две задачи наведнъж.

„Много от нас живеят с илюзията, че мозъкът ни може да се справи с повече неща, отколкото всъщност има способността да управлява“, казва Рене Мароа от университета Вандербилт.

„Ние сме толкова обсебени от идеята за изпълнението на няколко задачи наведнъж, защото вярваме, че така правим повече неща за по-малко време, макар и мозъците ни в действителност да не са способни на това. Каквото и да мислим, истината е, че ние сме най-продуктивни, когато следваме график и насочваме вниманието си към една задача“, добавя Мaроа.

След като постоянната заетост е толкова контрапродуктивна, защото тя продължава да и се носи положителна репутация?

Излседователи от Чикагския университет има отговора. Те откриват, че идеята, че високата заетост е знак за упорита работа и успех е толкова дълбоко вкоренена в работната култура, че ние всъщност се страхуваме от бездействието. Проучването дори дефинира термина „отбягване на бездействието“, за да опише желанието на хората да изглеждат заети, дори и това да вреди на тяхната продуктивност.

Изследователите също така установяват, че ние използваме заетостта като щит, с който прикриваме нашия мързел и страха ни от провал. Заради това превъзнасяне на заетостта ние често си губим времето с незначителни задачи, които ни карат да си мислим, че все пак вършим нещо, а не бездействаме.

Единственият начин да се справите с този проблем, е като положите целенасочени усилия да отбягвате разсейването и да запазите фокуса си върху една задача. Помнете, да си зает и да си продуктивен не е едно и също.

.......................

Травис Брадбeри, автор на бестселъра „Emotional Intelligence 2.0“и съосновател на TalentSmart, за LinkedIn.com

Редактор: Георги Георгиев