Пари и събития

Често се случва някой да попита: Колко ще ми струва да ми организирате едно събитие? И въпреки че пиша този текст, точен отговор не мога да дам. Колко струва една пресконференция? А един бизнес форум? Или откриването на Олимпийските игри?

Няма да продължа да изброявам, защото всяко събитие има различен бюджет и той варира в широки граници. Вие трябва да се подготвите по-добре преди да отидете при ивент агенцията, да имате ясна представа какво точно търсите и какво искате да получите. Както е казал Айнщайн, правилният въпрос съдържа и отговора. Така че, преди да стигна до цените, ще поговоря за въпроса.

Когато решите да организирате събитие не питайте колко ще ви струва още в началото. Да, цената е важна, но по-важно е за какво плащате. Първо помислите защо искате да организирате точно това събитие и какво ще постигнете с него. Едно на пръв поглед скъпо събитие е по-евтино от друго с малък бюджет, за което парите са отишли на вятъра.

Помнете, че гостите ще са разочаровани, ако вашото събитие прилича на други, на които са били. Нужни са оригиналност, изненада и въобще провокация за ума и сетивата. Така че задължително предложете нещо наистина специално, което ще накара поканените да се почувстват уважени, ще останат доволни, че са инвестират част от времето си във вашия ивент.

Всяко събитие има своята логика и възможности.

Конференциите и форумите се провеждат относително често, по различни теми и поводи. Да приемем, че искате да организирате еднодневна конференция, с която целите да покажете на потенциални клиенти какви нови продукти предлагате на пазара. Или пък бизнес форум с предствители на браншови специалисти, водещи икономисти и експерти. Обикновено традицията повелява такъв вид събития да бъдат един ден, да се случват в хотел в центъра на града, да има кафе паузи, обяд и подаръци за участниците. Ето тези няколко елемента определят и цената. Но на първо място трябва да се уверите, че имате с какво да ангажирате вниманието на хората за целия ден. Ако решите да е само следобед например, ще спестите от наема на зала, ще имате една кафе пауза по-малко и няма да имате разходи за обяд. А и гостите няма да влизат и излизат в желанието си да отскочат до офиса да свършат някоя работа.

При избора на локация освен цената за наем, гледайте дали има безплатни места за паркиране, достатъчно електрически контакти в залата (днес всеки е с някакъв вид мобилно устройство), собствени кетеринг услуги, техника. Ако залата, която изберете предлага в цената и техника и има собствен кетеринг, това винаги е по-добрата оферта. И така колко струва наемът за ден? Ценовите граници са изключително широки и варират от 150 лв. до 1500 лв., като има някои места, които надхвърлят и тези нива. Има значение дали наемате зала в Гранд Хотел София, Хилтън, някой модерен конферентен комплекс или сте в малък хотел или бизнес център. Сумата зависи и от големината на залата и броя места, които предлага. Цената за половин ден е с около 30% по-ниска от тази за цял и ако можете да оптимизирате програмата и да спестите от времето на гостите, това ще е почти като подарък за тях.

Кафе паузите изискват специално внимание. Част от поканените идват на вашето събитие, за да осъществят неформален контакт с другите гости или с говорителите на форумите. В зависимост от това, какво искате да има по време на почивките, цената за един човек е от 5 до 7 лв., която включва чай, кафе, вода и дребни сладки. Ако решите конференцията да е цял ден и предлагате обяд, трябва да сте готови да отделите най-малко по 15 лв. на човек, като по-добрият вариант е 20-25 лв. Лекторите (особено, ако имате чуждестранни) и обядът са двата най-големи разхода за подобен вид събития.

Много компании напоследък предпочитат вместо стандартната пресконференция да организират

бизнес закуска. Тя може да е предназначена за медиите, но може и да бъде за партньори и клиенти. Изборът на място за провеждането й зависи най-вече от целта, която си поставяте. Ако сред домакините е изпълнителният директор на вашата фирма или пък чуждестранните ви съдружници и искате да съобщите важна информация за бизнеса ви, поканете гостите на по-представително място. Цените за наем в този случай са на час - започват от 50 лв. и стигат до 200-250 лв. Кетерингът е отделно – за кафе, чай, вода, фрешове и кроасани отделете по около 10 - 15 лв. на човек Ако все пак сте решили да заложите на класическата пресконфереция, едно добро решение е Пресклубът на БТА, където цената е 200 лв/час.

Вечерното събитие има друга логика и цел. По-добре е да избегнете тежките маси. Както и по-горе споменах, съдържанието е по-важно. Трябва да внимавате колко пари ще отделите за забавление на гостите. На подобрен род събития храната и алкохола плюс програмата са най-сериозният ви разход. Добре е, обаче, ако има изпълнители, техният хонорар да не надвишава 15-20% от бюджета на цялия ивент. Това означава изпълнение до 4 – 5 песни в два сета. Иначе си става концерт и вашият продукт или услуга отиват на заден план. Най-важното е да помислите как гостите да запомнят за какво сте ги поканили. В този ред на мисли, инвестирайте част от бюджета си в работа с хора, които ще измислят събитието, а не в хора, които ще ви вземат пари, за да нахранят дошлите. Обикновено за творческата концепция на такъв род ивенти агенцията взима около 10% от общия бюджет. Добре е и внимателно да помислите за подаръците. Не поставям под съмение желанието ви да направите страхотни изненади, но те трябва да отговарят на две основни изисквания – да са свързани с предмета ви на дейност и да могат да се ползват по-дълго време, за да напомнят за вас. Което съвсем не означава, че трябва да са скъпи. Ако сте отделили средно между 40-60 лв. на човек за храна и напитки, 20 % от бюджета за водещ и музиканти, 15% за наем на залата, подаръците е добре да се вместят в рамките на 15-20 лв. на човек.

И както се уговорихе, всичко това е изключително условно. Ако правите събитие, на което да представите нов модел спортен автомобил, всичко трябва да говори за достойнствата и класата му.

Така че внимателно обмислете какво и на кого искате да кажете. Събитие заради самото събитие не носи дивиденти на никого.

Няма рецепта колко да струва едно събитие. Има обаче нещо, което е важно – да знаете защо го правите, какво искате да постигнете и да планирате така, че разходите да отговорят на целите, които сте си поставили.

Десислава Бошнакова

Статията е публикувана в сп. „Мениджър”