Е, днес няма ли да имаме среща?

Повечето служители гледат на срещите в офиса като на загуба на време, което може да бъде използвано за далеч по-продуктивни и полезни дейности. Тези срещи могат да бъдат още по-скучни, тягостни и изморителни през топлите летни месеци.

Вместо да бъдат развълнувани от възможността да обсъдят нови идеи и да си сътрудничат по тежък проект, служителите често мислят единствено за това кога ще свърши срещата, за да могат да се върнат към своята работа или да се приберат вкъщи.

Има обаче няколко креативни подхода към организирането на срещи в офиса, които може да помогнат за увеличаването на ангажираността и интереса на служителите. Това са 3 от моите любими стратегии за провеждането на забавни и продуктивни срещи:

1. Дръжте служителите си постоянно на нокти

Много служители прекарват целия си работен ден на бюро, без да отделят много време за разходки из офиса и контакти с други колеги. В резултат на това служителите могат да имат чувството, че денят им преминава бавно и мудно и да нямат възможността да създадат силни връзки със своите колеги. Тук на помощ идват „активните срещи“.

Тези срещи могат да се организират както на открито, така и в офиса, стига служителите да могат да стоят прави и да се разхождат. Някои компании дори организират различни видове игри, с които да разведрят обстановката. Това помага на всички да се чувстват по-активни, енергични и мотивирани да вземат участие в срещата. Възможността да се разхождаш и да говориш с останалите създава една по-непринудена обстановка, която позволява на служителите да опознаят по-добре своите колеги.

Поставянето на кофите за боклук, принтерите, бутилките с вода и други консумативи в общата стая кара служителите да стават от своето бюро всеки път, когато трябва да изхвърлят нещо или да си вземат нещо за прехапване. По пътя си към стаята те могат да се сблъскат с колега и започнат разговор.

Самото ходене от едно място до друго е достатъчно, за да ободри хората и да им позволи да дадат почивка на ума си от тревогите и проблемите, дори и само за няколко секунди.

2. Придържайте се към кратки формати

Една от основните причини, заради които служителите мразят срещите в офиса, е тяхната дълга продължителност. Някои срещи продължават прекалено дълго, което изнервя и отегчава

За да ограничите времетраенето, задайте ясни цели и насоки за темите, които ще бъдат разгледани на срещата. Това ще помогне за ограничаването на разговорите по въпроси, които нямат нищо общо с основната дискусия.

Tова е по-лесно да се каже, отколкото да се направи, но има няколко техники, които ще ви помогнат да запазите фокуса на срещата и да свършите навреме.

Задайте таймер на телефона си и започнете да налагате малки наказания за съвещания, които продължават по-дълго от предвиденото. Ако срещата се протака, може например да вземате столовете на присъстващите и да ги принудите да стоят прави до нейният край.

Също така, опитайте да задавате особени часове за началото на срещата, като например 9:13, и да карате служителите да пеят любимата си песен пред техните колеги, ако закъснеят. Това определено ще намали броят на закъсняващите и ще ускори процеса.

И за финал, може изцяло да отмените срещата, ако на нея няма да бъде разискан наистина важен въпрос. В Google например изключително рядко провеждат срещи, на които да се вземе едно единствено решение. Запазете срещите за най-важните неща.

3. Грижете се за вашите служители

Това би трябвало да бъде нещо, което всички мениджъри знаят и разбират, но за съжаление все още има такива, които не се интересуват от нуждите и желанията на своите служители.

В края на краищата, ако служителите ви се чувстват ценени и уважавани, те ще бъдат по-склонни да дават най-доброто от себе си в работата, а това пък от своя страна ще направи срещите по-ефективни и целенасочени.

Когато служилите постигнат определени цели, те трябва да бъдат поощрявани. Независимо дали ще ги похвалите с добра дума или ще ги почерпите с един обяд, направете нещо, за да покажете вашето признание.

Когато се срещнете с тях не пропускайте да ги попитате как се чувстват и внимателно слушайте техните отговори. Колкото повече знаете за тях, толкова по-лесно ще можете да изградите добри и трайни взаимоотношения с тях.

И не на последно място, искайте обратна връзка от служилите си. Това показва, че се интересувате от техните желания и нужди. Питайте ги за идеи за подобряване на срещите и използвайте най-добрите предложения още от следващото събиране.

Когато показвате, че сте готови да слушате, вие ги насърчавате да говорят повече, което прави срещите по-продуктивни и забавни. А и в края на краищата, колкото по-бързо свършите срещата, толкова по-рано ще можете да си тръгнете от офиса, за да се насладите на слънчевия ден. Освен ако, разбира се, не сте провели срещата на открито.

…………………..

Джон Бойтнот, журналист и дигитален консултант, за Inc.com